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Copies certifiées conformes : elles ne peuvent être exigées que dans certains cas

Publié le 10.06.2015 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Dans une réponse ministérielle du 17 mars 2015, la ministre de la Décentralisation et de la Fonction Publique rappelle que les photocopies des documents originaux, dès lors qu’elles sont lisibles, doivent être acceptées par l’administration. En cas de doute sur l’authenticité du document original reproduit ou sur l’authenticité de la photocopie elle-même, le service instructeur peut demander, par lettre recommandée avec accusé de réception, la production de l’original. Les délais d’instruction sont alors suspendus jusqu’à la production de ce document par l’usager.

La certification conforme de photocopies de documents demeure possible lorsque ces copies sont exigées par des administrations étrangères. Dans ce cas, les services habilités à certifier conforme, notamment les services municipaux, sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés. Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par des administrations étrangères. En outre, certaines copies ou ampliations ne peuvent être délivrées que par les autorités administratives ou judiciaires ou des professionnels du droit. C’est le cas des copies d’actes judiciaires ou authentiques, qui relèvent de la seule compétence des greffes des tribunaux ou des officiers ministériels (notaires, huissiers, par exemple).

Depuis 2001, il est interdit aux administrations d’exiger des usagers la production de copies certifiées conformes de documents délivrés par l’une d’entre elles. Cette interdiction, mise en place par un décret du 1er octobre 2001, s’applique :

  • aux administrations de l’État et à ses établissements publics,
  • aux collectivités territoriales et à leurs établissements publics,
  • aux gestionnaires de services publics,
  • aux organismes de sécurité sociale,
  • à tous les autres organismes contrôlés par l’État.

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